Personel kayıtlarını tek yerde tut

Sözleşme bir klasörde, IBAN bir mesajda, kalan izin günü birinin aklındaysa en basit soru bile arama işine döner. Personel ekranı her çalışan için tek bir özlük kartı tutar: iletişim, tarihler, belgeler, izin ve vardiya aynı yerde. Personel modülü İşletme ve Kurumsal planlarında.

01Özlük kartını aç

Personel ekle yalnızca genel bilgileri sorar. Zorunlu olan Ad soyad, Çalışma türü ve Durum; gerisini sonra doldurabilirsin.

• Unvan ve Departman: listeyi departmana göre süzersin.
• Çalışma türü: tam zamanlı, yarı zamanlı, sözleşmeli ya da stajyer.
• İşe başlama ve Doğum tarihi, Telefon, E-posta.
• Yıllık izin (gün): o kişinin yıllık hakkı. Boş bırakırsan 14 yazılır, en çok 60 girilir.
• Not: yalnızca sahip ve yönetici görür.

02Hassas bilgiler

Maaş, IBAN, TC kimlik numarası, adres ve acil durumda aranacak kişi özlük kartında durmaz. Kaydı açtıktan sonra karttaki Hassas bilgiler düğmesiyle ayrı bir sayfada girersin. Bu alanlar şifreli saklanır ve personel listesinde hiç görünmez. Sayfayı her açışın denetim kaydına yazılır; kaydettiğinde de hangi alanın değiştiği yazılır, değerin kendisi yazılmaz. IBAN ve TC kimlik numarası kaydedilirken geçerlilik denetiminden geçer.

03Belgeler ve notlar

Özlük kartının Belgeler kutusundan dosya yüklersin: PDF, JPEG ya da PNG, en çok 10 MB. Her belgeye bir Tür seçilir: sözleşme, kimlik fotokopisi, sertifika, sağlık raporu ya da diğer. Süreli belgelerde Geçerlilik sonu tarihini gir; tarih geçince listede kırmızı görünür. Yüklediğin belge şifrelenir, dışarıya kapalı özel bir klasörde durur ve her indirme denetim kaydına yazılır.

Performans notları aynı sayfada: tarih, istersen 1 ile 5 arası puan ve kısa bir not. Bu notları personelin kendisi ve muhasebe görmez.

04İzin ve vardiya

Bağlı personel kendi Benim sayfam ekranından izin ister: yıllık izin, hastalık (rapor), ücretsiz izin ya da diğer. Gün sayısı pazar ve resmi tatiller hariç hesaplanır. Talep sana bildirim olarak gelir; İzin talepleri ekranında onaylar ya da reddedersin, onaylarken gün sayısını düzeltebilirsin. Talep kalan izni aşıyorsa ekran bunu gösterir, karar yine senindir. Sonuç personele e-postayla gider; onaylanan yıllık izin, özlük kartında görünen kalan günden düşer.

Vardiya ekranı haftalık bir plandır. Taslağa ekle ile kişi, tarih, saat, mola ve alan yazarsın; Geçen haftayı kopyala önceki haftayı taslak olarak getirir. Onaylı izni olan güne vardiya yazılamaz. Taslağı personel görmez; Haftayı yayınla dediğinde bağlı personele kendi haftası e-postayla gider.

05Ayrılış ve saklama

Biri işten ayrıldığında kaydı silmezsin: Durumu Ayrıldı yap ve Ayrılış tarihini yaz, tarih bu durumda zorunlu. Kişi çalışanlar listesinden çıkar, Ayrılanlar süzgecinde durur ve ona vardiya yazılamaz.

Saklama süresi ayrılış tarihinden sayılır. Kartın Saklama kutusu kişisel verilerin hangi gün silineceğini gösterir. O gün geçince ad, iletişim, doğum tarihi, maaş, IBAN, kimlik, adres, belgeler ve notlar silinir; unvan, departman, işe başlama ve ayrılış tarihleri kalır.

Süreyi Ayarlar altındaki KVKK ekranında Ayrılan personel verisi (yıl) alanından belirlersin: 1 ile 30 yıl arası, sen değiştirmediysen 10. Süreyi değiştirdiğinde daha önce ayrılmış personelin silinme günü de yeniden hesaplanır.

06Kim neyi görür

• Sahip ve yönetici: kayıt açar, düzenler, hassas bilgileri, belgeleri, notları, izinleri ve vardiyayı yönetir.
• Muhasebe: menüsünde Personel ekranını görür; listeyi ve özlük kartının özetini okur, kayıt açmaz ve düzenlemez. Hassas bilgileri, belgeleri ve notları görmez; Vardiya ve İzin talepleri ekranları menüsünde yoktur. KVKK ekranındaki Muhasebe rolü maaşı görebilsin kutusunu işaretlemediğin sürece maaşı da görmez.
• Personel ve görüntüleyici: Personel ekranını görmez. Kaydına bağlı olan üye, rolü ne olursa olsun, menüsünde kendi Benim sayfam ekranını görür.
• KVKK ekranı: yalnızca işletme sahibine açıktır.