"Bunu kim yapacaktı?" sorusu çoğu zaman mesaj gruplarında kaybolur. Görevler ekranında işi yazar, birine atar ve son tarihini verirsin; iş büyükse görevleri bir projenin altında toplarsın. Görevler bireysel Pro planında ve işletme tarafında İşletme ile Kurumsal planlarında açık; projeler yalnızca Kurumsal planda.
01Görevi aç
Görevler ekranının üstündeki Yeni görev kutusuna ne yapılacağını yaz, Kime ve Son tarih seç, Ekle'ye bas. İşletme hesabında Kime alanını sahip ve yönetici görür; personelin açtığı görev kendisine yazılır. Bireysel hesapta tek kişi olduğun için bu alan çıkmaz.
Gerisi görevin kendi sayfasında: Açıklama, Öncelik (Düşük, Normal, Yüksek, Acil), Saat ve virgülle ayrılan Etiketler (en çok 5). Sahip ve yönetici görevi Müşteri alanından bir müşteri kaydına da bağlar. Birkaç adımlı işi Kontrol listesine böl (en çok 30 madde). Yorumlar bölümünde not düşersin; Haber ver ile işaretlediğin ekip üyesine yorum e-postayla gider.
02Pano, liste, takvim
Aynı görevlere üç görünümden bakarsın:
- Pano: dört sütun: Yapılacak, Sürüyor, Takıldı, Bitti. Kart sürüklenmez; durumu kartın altındaki düğmeler değiştirir: Başla, Tamamla, Takıldı, Devam et, Yeniden aç. Bitti sütunu yalnızca son 7 günü gösterir.
- Liste: duruma, önceliğe, etikete ve projeye göre süzülen tablo. Bu hafta ve Geciken hazır görünümleri tek tıkla açılır; ekibin tamamını gören rollerde Bana atanan da çıkar.
- Takvim: görevleri son tarihine göre ay üzerinde gösterir. Son tarihi olmayan görev takvimde görünmez.
Son tarihi geçen açık görev panoda ve listede kırmızıyla, takvimde ayrı bir zemin rengiyle işaretlenir.
03Hatırlatma ve tekrar
Birine görev atadığında o kişiye e-posta gider. Her sabah 08:00'de de atanan kişiye tek bir özet yollanır: geciken, bugünkü ve yarınki görevleri. Üçü de boşsa posta gönderilmez.
Düzenli işler için görev sayfasındaki Tekrar alanını kullan: Her gün, Hafta içi her gün, Her hafta, Her ay. Tekrar eden görevin bir son tarihi olmalı. Görev bitince ya da tarihi gelince sıradaki kendiliğinden açılır; kontrol listesi boş işaretlerle kopyalanır. Tekrar bitişi boşsa tekrar süresizdir.
Tekrar eden bir görevi silersen tekrar da durur. Yalnızca o günkü işi kapatmak istiyorsan silme, Tamamla'ya bas.
04Proje aç
Projeler ekranındaki Yeni proje kutusuna adı yaz, istersen Müşteri ve Teslim tarihi seç, Aç'a bas. Müşteri seçmezsen kayıt İç proje olur. Proje sayfasındaki Düzenle kartında Sorumlu, Başlangıç, Bütçe ve Renk verirsin; Üye ekle ile ekibi bağlarsın. Sorumlu projeye kendiliğinden üye olur.
Görevi projeye iki yoldan bağlarsın: proje sayfasındaki Yeni görev kutusundan açarak ya da var olan görevin sayfasında Proje alanını seçerek. İlerleme çubuğu biten görevlerin tüm görevlere oranıdır. Projenin durumu ayrı tutulur: Planlandı, Sürüyor, Beklemede, Bitti, İptal; Başlat, Beklemeye al, Bitir ve İptal et düğmeleriyle değişir. Görevi olan proje silinmez, iptal edilir.
05Tekliften projeye
Müşterinin kabul ettiği teklifin sayfasında Proje kartı çıkar. Projeye dönüştür projeyi teklifin başlığı ve müşterisiyle, Sürüyor durumunda açar; bütçeye teklifin indirim sonrası, KDV hariç ara toplamı yazılır. Kalemleri görev taslağı yap kutusu işaretliyse her kalem sana atanmış, son tarihi ertesi gün olan bir görev olur; ertesi sabahki özette görürsün, sonra dağıtır ve tarihlerini düzeltirsin. Bir teklif yalnızca bir kez projeye dönüşür. Bu kartı sahip ve yönetici görür.
06Kim neyi görür
- Sahip ve Yönetici: bütün görevleri ve projeleri görür, başkasına görev atar, proje açar ve yönetir.
- Personel: kendisine atanan ve kendi açtığı görevleri, bir de üyesi olduğu projelerin görevlerini görür. Yalnızca kendi görevini değiştirir, başkasına atayamaz, proje bütçesini görmez.
- Muhasebe: görev açamaz; kendisine atanan görevi görür ve bitirir. Projelerin hepsini görür.
- Görüntüleyici: görevleri ve projeleri görür, değişiklik yapamaz.
